Biển Công Ty Cần Những Thông Tin Gì Theo Quy Định?

Biển công ty cần những thông tin gì?

Theo khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo, biển hiệu của tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh phải có các nội dung gồm:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp, nếu có.

• Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

• Địa chỉ.

• Điện thoại.

Có thể hiểu đơn giản như sau:

Điểm dễ nhầm nhất ở đây là mã số thuế. Mã số thuế xuất hiện trên rất nhiều mẫu biển tên công ty trong thực tế nên dễ tạo cảm giác đây là thông tin bắt buộc. Tuy nhiên, nếu xét riêng danh mục nội dung tại khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo thì mã số thuế không được nêu trong danh sách trên.

Vì sao tên doanh nghiệp là thông tin quan trọng nhất?

Tên trên biển không đơn thuần là tên thương hiệu mà doanh nghiệp thường sử dụng trong hoạt động marketing.

Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố theo thứ tự:

Loại hình doanh nghiệp + tên riêng.

Ví dụ:

CÔNG TY TNHH ABC

Trong đó:

• “Công ty TNHH” là loại hình doanh nghiệp.

• “ABC” là tên riêng.

Luật Doanh nghiệp đồng thời quy định tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì vậy, khi chuẩn bị nội dung biển, cách an toàn nhất là đối chiếu tên trực tiếp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay vì chỉ lấy tên từ logo, website, fanpage hoặc cách doanh nghiệp thường gọi trong giao tiếp.

Không nên xem logo là sự thay thế cho tên doanh nghiệp

Giả sử tên đăng ký là:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ABC VIỆT NAM

nhưng logo chỉ thể hiện:

ABC

Hai khái niệm này không hoàn toàn giống nhau.

“ABC” có thể là phần nhận diện nổi bật nhất về mặt thương hiệu, nhưng khi làm biển tên tại trụ sở, doanh nghiệp vẫn cần chú ý đến tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo thông tin đăng ký.

Một bố cục hợp lý có thể để logo làm điểm nhấn thị giác, còn tên pháp lý được thể hiện rõ ràng ở vị trí phù hợp thay vì chỉ dùng logo rồi xem đó là toàn bộ tên doanh nghiệp.

Địa chỉ trên biển công ty cần ghi như thế nào?

Địa chỉ là một trong những nội dung được nêu trực tiếp tại Điều 34 Luật Quảng cáo.

Điểm cần chú ý không chỉ là “có địa chỉ”, mà còn là địa chỉ đó phải phản ánh đúng địa điểm doanh nghiệp đang sử dụng.

Trong thực tế có thể phát sinh các trường hợp:

• Doanh nghiệp vừa chuyển trụ sở nhưng vẫn sử dụng thiết kế biển cũ.

• File thiết kế được lấy lại từ một văn phòng trước đây.

• Công ty có nhiều địa điểm nên người thiết kế lấy nhầm địa chỉ trụ sở chính cho chi nhánh.

• Địa chỉ đã được cập nhật về cách gọi đơn vị hành chính nhưng file biển chưa được rà soát lại.

Vì vậy, trước khi sản xuất biển, nên kiểm tra thông tin pháp lý hiện tại thay vì chỉ sao chép từ một mẫu cũ.

Đây là một bước nhỏ nhưng giúp tránh tình trạng tấm biển vừa được làm xong đã phải chỉnh sửa vì sai địa chỉ.

Biển công ty có cần số điện thoại không?

Có.

Khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo liệt kê “địa chỉ, điện thoại” trong nội dung phải có trên biển hiệu.

Điều này khá dễ bị bỏ qua vì nhiều người xem số điện thoại chủ yếu là thông tin phục vụ marketing hoặc liên hệ khách hàng.

Với biển tên công ty, điện thoại không nên chỉ được xem như một yếu tố trang trí hoặc thông tin tùy thích.

Nếu doanh nghiệp có nhiều số liên hệ, về mặt thiết kế cũng không nhất thiết phải đưa toàn bộ hotline của từng phòng ban lên biển. Việc nhồi quá nhiều số điện thoại thường khiến phần thông tin chính bị loãng.

Nên ưu tiên một số liên hệ phù hợp và đang hoạt động.

Tên cơ quan chủ quản trực tiếp có phải công ty nào cũng cần ghi?

Không.

Quy định sử dụng cách diễn đạt:

“Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có)”.

Hai chữ “nếu có” rất quan trọng.

Không nên hiểu rằng mọi công ty TNHH, công ty cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân đều phải tự tìm một “cơ quan chủ quản” để đưa lên bảng.

Đây là nội dung phụ thuộc vào tổ chức cụ thể.

Vì vậy, đối với một doanh nghiệp thông thường không có cơ quan chủ quản trực tiếp thuộc trường hợp cần thể hiện, phần này không nên được máy móc thêm vào chỉ để cho biển trông “đầy đủ”.

Biển công ty có bắt buộc phải ghi mã số thuế không?

Đây là một trong những câu hỏi dễ gây nhầm lẫn nhất.

Nếu chỉ đối chiếu khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo, các nội dung được liệt kê gồm:

Tên cơ quan chủ quản trực tiếp nếu có + tên cơ sở sản xuất, kinh doanh + địa chỉ + điện thoại.

Mã số thuế không xuất hiện trong danh mục này.

Do đó, không nên diễn giải rằng cứ biển tên công ty là pháp luật tại điều khoản này bắt buộc phải có mã số thuế.

Tuy nhiên, trong thực tế, việc bổ sung mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp vẫn rất phổ biến vì nó giúp:

• Phân biệt doanh nghiệp có tên gần giống nhau.

• Hỗ trợ nhận diện pháp nhân.

• Thuận tiện khi đối tác hoặc cơ quan liên quan cần đối chiếu thông tin.

• Làm rõ đơn vị đang hoạt động tại địa chỉ đó.

Có thể hiểu:

Mã số thuế là thông tin hữu ích và thường được bổ sung, nhưng không nên đánh đồng “thường có” với “được khoản 1 Điều 34 liệt kê là bắt buộc”.

Đây cũng là lý do khi đọc các mẫu biển trên mạng, không nên lấy số lượng mẫu có mã số thuế làm căn cứ để kết luận nội dung nào pháp luật bắt buộc.

Logo công ty có bắt buộc phải có trên biển không?

Logo không nằm trong nhóm nội dung được liệt kê tại khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo.

Tuy nhiên, về mặt nhận diện, logo thường có giá trị khá lớn.

Ví dụ, hai biển đều thể hiện:

CÔNG TY TNHH ABC

nhưng một biển có thêm logo và hệ thống màu nhận diện sẽ giúp người đến trụ sở nhận ra doanh nghiệp nhanh hơn.

Vấn đề nằm ở thứ tự ưu tiên.

Không nên thiết kế theo hướng:

Logo rất lớn → slogan rất lớn → tên pháp lý rất nhỏ.

Thay vào đó, cần đảm bảo người nhìn có thể nhanh chóng xác định:

1. Đây là doanh nghiệp nào?

2. Địa chỉ nào?

3. Có thể liên hệ qua số nào?

Logo nên bổ trợ cho các thông tin đó, không nên làm chúng trở nên khó nhận biết.

Website, email và slogan có cần ghi không?

Website, email và slogan cũng không nằm trong nhóm nội dung được khoản 1 Điều 34 liệt kê.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên mục đích sử dụng thực tế.

Một lỗi khá phổ biến là đưa tất cả những thứ “có thể ghi” lên cùng một tấm biển.

Kết quả có thể trở thành:

Logo + tên công ty + MST + địa chỉ + 3 số điện thoại + website + email + slogan + QR + Facebook + ngành nghề.

Về mặt thông tin, biển rất đầy.

Nhưng về mặt sử dụng, người đứng cách vài mét lại khó xác định đâu là nội dung chính.

Nhiều thông tin hơn không đồng nghĩa với một biển tên tốt hơn.

Ví dụ một cấu trúc thông tin đơn giản

Giả sử doanh nghiệp có:

• Tên: Công ty TNHH ABC

• Địa chỉ: 123 Đường X, Phường Y, TP.HCM

• Điện thoại: 0900 000 000

• Mã số thuế: 031xxxxxxx

Một cấu trúc có thể được trình bày:

LOGO ABC

CÔNG TY TNHH ABC

Địa chỉ: 123 Đường X, Phường Y, TP.HCM
Điện thoại: 0900 000 000
MST: 031xxxxxxx

Trong ví dụ này, tên doanh nghiệp, địa chỉ và điện thoại thuộc nhóm nội dung cần chú ý theo Điều 34; còn mã số thuế là thông tin được bổ sung thêm.

Sự phân biệt này quan trọng hơn việc biển có bốn hay năm dòng chữ.

5 lỗi thường gặp khi chuẩn bị thông tin cho biển công ty

1. Chỉ sử dụng tên thương hiệu

Một thương hiệu có thể rất quen thuộc với khách hàng nhưng chưa chắc trùng hoàn toàn với tên doanh nghiệp trên giấy chứng nhận đăng ký.

Vì vậy, không nên lấy logo hoặc brand name làm căn cứ duy nhất.

2. Mặc định mã số thuế là nội dung bắt buộc

Mã số thuế thường xuất hiện trên biển nên sự nhầm lẫn này khá phổ biến.

Cần phân biệt giữa thực hành phổ biến và danh mục nội dung được quy định cụ thể tại Điều 34.

3. Sử dụng địa chỉ cũ

Đây thường là hậu quả của việc tái sử dụng file thiết kế trước đây mà không đối chiếu lại thông tin.

4. Đưa quá nhiều thông tin phụ

Website, QR, email, slogan và mạng xã hội đều có thể hữu ích trong từng trường hợp, nhưng nếu đặt tất cả lên một bảng nhỏ thì khả năng đọc sẽ giảm đáng kể.

5. Không xác định đúng đơn vị đang treo biển

Trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh không nên được xem là một khái niệm duy nhất.

Luật Doanh nghiệp quy định tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ tương ứng như “Chi nhánh”, “Văn phòng đại diện” hoặc “Địa điểm kinh doanh”.

Vì vậy, trước khi thiết kế cần xác định chính xác biển đang được làm cho đơn vị nào.

Nếu là chi nhánh hoặc văn phòng đại diện thì nội dung có khác không?

Có điểm cần phân biệt.

Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên của các đơn vị phụ thuộc phải bao gồm tên doanh nghiệp cùng cụm từ tương ứng:

• Chi nhánh

• Văn phòng đại diện

• Địa điểm kinh doanh

Ví dụ:

CÔNG TY TNHH ABC – CHI NHÁNH TP.HCM

sẽ khác về bản chất so với biển tại:

CÔNG TY TNHH ABC

ở trụ sở chính.

Đây là lý do không nên lấy nguyên mẫu biển của trụ sở chính rồi chỉ thay địa chỉ khi làm cho một đơn vị phụ thuộc.

Checklist thông tin trước khi làm biển tên công ty

Trước khi đưa file đi sản xuất, có thể kiểm tra nhanh theo thứ tự:

1. Tên doanh nghiệp có đúng với thông tin đăng ký hiện tại không?

2. Địa chỉ có đúng địa điểm đang treo biển không?

3. Số điện thoại có chính xác và còn sử dụng không?

4. Đơn vị này là trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh?

5. Có thuộc trường hợp cần thể hiện cơ quan chủ quản trực tiếp hay không?

6. Mã số thuế, logo, website, email, slogan nào thực sự cần bổ sung?

7. Bố cục có giúp tên doanh nghiệp và thông tin chính dễ đọc hay đang bị các nội dung phụ lấn át?

Chỉ cần kiểm tra bảy điểm trên cũng có thể hạn chế phần lớn lỗi thông tin thường gặp trước khi biển được sản xuất.

Một nguyên tắc đơn giản: đúng trước, đủ sau, đẹp cuối cùng

Khi thiết kế biển tên công ty, nhiều người thường bắt đầu bằng câu hỏi:

Làm biển màu gì? Logo để bên trái hay bên phải? Nên dùng mica hay inox?

Nhưng trình tự hợp lý hơn nên là:

Xác định đúng đơn vị → kiểm tra đúng thông tin → chọn nội dung cần thể hiện → sắp xếp bố cục → mới quyết định cách trình bày và vật liệu.

Một tấm biển có thiết kế đẹp nhưng sai tên, sai địa chỉ hoặc thiếu thông tin quan trọng vẫn phải chỉnh sửa.

Ngược lại, một biển chứa quá nhiều thông tin cũng chưa chắc tốt. Mục tiêu nên là giúp người nhìn nhận biết nhanh doanh nghiệp đang hoạt động tại địa chỉ đó, đồng thời thể hiện đúng những nội dung cần thiết.

Câu hỏi thường gặp

Biển công ty có cần mã số thuế không?

Khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo không liệt kê mã số thuế trong nhóm nội dung phải có trên biển hiệu. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn thường bổ sung mã số thuế để thuận tiện nhận diện và đối chiếu thông tin.

Biển công ty có cần số điện thoại không?

Có. Điều 34 Luật Quảng cáo liệt kê địa chỉ và điện thoại trong các nội dung phải có trên biển hiệu.

Biển công ty có bắt buộc ghi địa chỉ không?

Có. Địa chỉ là một trong những nội dung được quy định tại khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo.

Logo công ty có bắt buộc không?

Logo không nằm trong danh mục nội dung tại khoản 1 Điều 34. Logo có thể được bổ sung nhằm tăng khả năng nhận diện nhưng không nên thay thế việc thể hiện tên doanh nghiệp.

Có thể chỉ ghi tên viết tắt của công ty không?

Không nên tự ý sử dụng tên gọi rút gọn thay cho tên doanh nghiệp cần thể hiện. Khi chuẩn bị biển, nên đối chiếu tên với thông tin đăng ký doanh nghiệp và xác định rõ tên pháp lý, tên nước ngoài hoặc tên viết tắt đã đăng ký trong từng trường hợp.

Chi nhánh có thể dùng nguyên biển của công ty mẹ không?

Không nên. Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”; tương tự, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh cũng phải thể hiện cụm từ tương ứng theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020.